PLANES ESTRATÉGICOS CON SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Si lo descomponemos, al pre-analisis se le puede diferenciar 3 etapas:
i: La comprensión del proyecto.
¿Como lo aplicamos en el sistema?
1.Por medio de una encuesta que nos permita extraer información relevante a
nuestro estudio.
2.Conociendo los objetivos del sistema.
3.Conociendo los aspectos claves del sistema.
ii: La definición del sistema de información
Componentes:
1.Definición del Sistema y sus perimetros.
2.Definición de las funciones del sistema.
3.Definición de los datos involucrados.
4.Definición de la relacion de datos.
5.Evaluación de Alternativas de diseño.
6.Creación de un prototipo del sistema.
7.Evaluación del prototipo.
iii: Opciones.
Componentes:
1.Alternativas Técnicas.
2.Analisis de Costo/Beneficio.
3.Estrategias de Implementación
4.Impacto e la Organización.
Estos elementos nos pueden servir de guia para la documentacion de nuestro analisis.
Vamos pues a describir brevemente estos elementos:
B - Etapas del Pre-Analisis.
B.1 Comprensión o entendimiento del Proyecto.
B.1.1 - Encuesta o entrevista que nos permita extraer información relevante a nuestro estudio.
Es recomendable el preparar de antemano una serie de preguntas y/o lista de chequeo la cual habremos de usar para recolectar informacion tanto de la situacion actual como de la opinion o sugerencias para futuras mejoras o modificaciones al sistema existente o sugerencias para implementar un nuevo sistema.
Debemos teoricamente diferenciar el planeamiento estrategico a seguir dependiendo si estamos al abordaje de un sistema existente o si por el contrario tenemos que implementar algo nuevo (no existente en la actualidad).
Por ejemplo el pago de nomina o planilla:
- Si actualmente se lleva a cabo internamente, podemos mejorarlo (automatizarlo, usar una metodologia diferente, una distribución diferente, ..)
- Si actualmente una empresa dedicada a este tipo de transacciones esta encargada de procesar la nomina de la empresa en cuestion y la idea es de procesarla internamente, entonces estamos ante una nueva implementación.
B.1.2 - Conociendo los objetivos del sistema.
Es absolutamente esencial el conocer que es lo que se pretende hacer con el sistema a implementar, cual es el objetivo, cual es la meta, en fin hay que tener un enfoque de que es lo que esperamos realizar o de lo contrario ya dijimos que sera una perdida de recursos la cual sera dificil de justificar.
B.1.3 - Conociendo los aspectos claves del sistema.
Hay en cada sistema, puntos claves que nos servirán de referencia o de base para relacionar otros aspectos de dicho sistema. Asi por ejemplo, en nuestro caso de la nomina de pagos, saber que el dia de pago es el Viernes es importante, porque de esto depende la programación de actividades que conlleva a la recoleccion de los datos de la semana laboral. Asi como también el saber que existen 3 o 4 diferente tipos de empleados cuyo calculo de lo ganado en la semana se basa en situaciones diferentes (horas trabajadas, obra terminada, salario fijo, etc.)
B.1.4 - Recopilación de comprensión o entendimiento del sistema
Es muy necesario el preparar las entrevistas con anticipacion, si existe algun material que nos ayude a recabar dicha información, debemos tenerla preparada. Hay que tomar notas en el proceso de entrevistas, ya sean estas individuales o con grupos, despues de dichas entrevistas, hay que pasar estas notas a una forma ordenada y entonces hacerla llegar hacia la fuente de la informacion, ya sea por medio de una nota o personal, para revisarla y encontrar modificaciones o addendums.
Es también importante el tomar notas de situación observadas. Puede también que existan documentos en referencia al actual sistema, o planes documentados o proyectos que puedan servir de guia o de informacion, en fin, necesitamos tener un conocimiento de nuestro derredor para poder dar un buen resultado.
EL PRODUCTO FINAL DE ESTA ETAPA Comprensión o entendimiento del Proyecto
ES LA RECOPILACION DE LOS MATERIALES OBTENIDOS EN LAS
ENTREVISTAS:
La programación de las entrevistas
Los cuestionarios preparados
Las notas tomadas en las entrevistas
Las notas pasadas en limpio y las modificaciones y addendums.
Notas basadas en nuestras observaciones y cualquier documento existente sobre la situación.
Esto nos va a servir de punto de apoyo en el conocimiento del sistema, de estas entrevistas vamos a formar una base de datos de información tanto del sistema como de la situación de la empresa en esa area. Es necesario por eso el tratar de recolectar información de una buena variedad de elementos (sin exagerar y siendo selectivo), asi vamos al final a tener un concenso general de la situación.
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