PARTE III
Resumen Capítulo 11
CONSTRUCCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Rediseño de la institución mediante sistemas de información
Entender por qué el proceso de desarrollar nuevos sistemas es un proceso de cambio organizacional.
El desarrollo de nuevos sistemas de información es una forma de cambio organizacional planeado que implica a muchas personas diferentes en la institución. Como los sistemas de información son entidades sociotécnicas, un cambio en los sistemas de información implica cambios en el trabajo, la administración y la institución.
Identificar los grupos que están involucrados en el desarrollo de sistemas.
La mayoría de las instituciones hoy en día tienen estructuras administrativas bien establecidas para el control del desarrollo de los sistemas. Todos los sistemas medianos y grandes implican administración de directivos, gerentes y supervisores, así como profesionales en sistemas de información. Las instituciones medianas y grandes en general tienen un comité corporativo guía de sistemas de información para asignar los recursos a los proyectos de sistemas. El equipo de proyectos es directamente responsable del desarrollo del sistema.
Identificar las actividades principales en el proceso de desarrollo de sistemas. Las actividades centrales en el desarrollo de los sistemas son el análisis de sistemas, diseño, programación, prueba, conversión y producción y mantenimiento de sistemas. El análisis de sistemas es el estudio y análisis de los problemas de los sistemas existentes y la identificación de requerimientos para su solución. El diseño de sistemas proporciona las especificaciones para una solución de sistemas de información, demostrando cómo sus componentes técnicos y organizacionales embonan.
Describir los diversos modelos para determinar el valor de negocios de los sistemas de información.
Los modelos de presupuestación de capital, como el método de pago, la tasa contable de recuperación sobre la inversión (Rol), la relación costos-beneficios, el valor presente neto, el índice de rentabilidad y la tasa interna de recuperación (TIR), son los principales modelos financieros para determinar el valor en negocios de los sistemas de información. El análisis de la cartera y los modelos de puntuación incluyen consideraciones no financieras y pueden ser usadas para evaluar otros proyectos de sistemas de información.
Explicar cómo la institución puede desarrollar sistemas de información que se apeguen a su plan de negocios.
Las instituciones deben desarrollar un plan de sistemas de información que describa cómo la tecnología de la información puede apoyar el alcance de sus metas. El plan indica la dirección del desarrollo de los sistemas, lo conceptual, la estrategia de implantación y el presupuesto. El análisis de la empresa y los factores críticos del éxito (FCE) pueden ser usados para detectar los requerimientos de información a nivel de toda la institución que deben ser atacados por el plan.
Preguntas de repaso
¿Por qué un nuevo sistema de información puede considerarse como cambio
organizacional planeado?
¿Cuáles son las cuatro áreas organizacionales de responsabilidad para los
desarrolladores de sistemas de información?
¿Qué es el rediseño de procesos de negocios? ¿En qué se diferencia de los procedimientos tradicionales de racionalización?
Citar los principales grupos institucionales involucrados en el desarrollo de los sistemas de información. ¿Cuál es el papel que desempeña cada uno de ellos?
Citar a los grupos responsables de la administración del desarrollo de los sistemas. ¿Cuáles son las responsabilidades de cada uno?
Citar tres fuentes de ideas para nuevos sistemas.
¿Cuál es la diferencia entre análisis de sistemas y diseño de sistemas?
¿Qué es la factibilidad? Nombrar y describir cada una de las tres principales áreas de la factibilidad.
¿Qué son requerimientos de información? ¿Por qué es difícil determinarlos correctamente?
¿Cuál es la diferencia entre el diseño lógico y diseño físico de un sistema de información?
¿Por qué es la etapa de prueba del desarrollo de sistemas tan importante? Nombrar y describir las tres etapas de prueba en un Sistema de información.
¿Qué es conversión? ¿Por qué es tan importante contar con un plan de conversión?
¿Cuál es el papel que desempeñan la programación, la producción y el mantenimiento en el desarrollo de sistemas?
Nombrar y describir los métodos de presupuestación de capital que se usan para evaluar proyectos de sistemas de información.
¿Cuáles son las limitaciones de los modelos financieros para establecer el valor de los sistemas de información?
Describir cómo el análisis de la cartera y los modelos de puntajes pueden ser usados para establecer el valor de los sistemas.
¿Cuáles son las principales categorías de un plan importante de sistemas?
¿Cómo pueden el análisis de la empresa y los factores críticos de éxito ser usados para establecer los requerimientos de los sistemas de información para toda la empresa?
Resumen Capítulo 12
Otros métodos de diseño de sistemas
Distinguir entre las distintas alternativas de desarrollo de sistemas: el del ciclo de vida tradicional de los sistemas, la elaboración de prototipos, paquetes de software de aplicaciones, desarrollo por usuarios finales y fuentes externas.
El ciclo de vida tradicional de los sistemas (el más antiguo método para el desarrollo de sistemas) divide el desarrollo de los sistemas de información en seis etapas formales: definición del proyecto, análisis de sistemas, diseño, programación, instalación y postimplantación. Las etapas deben llevarse a cabo de manera secuencial, tienen productos definidos y requieren de autorización formal antes de que principie la siguiente etapa luego de terminar la anterior.
La elaboración de prototipos consiste en desarrollar un sistema no-funcional rápido y barato para que los usuarios finales interactúen con él y lo evalúen. El prototipo se afina y se mejora hasta que los usuarios quedan satisfechos porque cumple con todos sus requerimientos y puede ser usado como marco para crear el sistema final.
El desarrollo de un sistema de información usando un paquete de software de aplicación elimina la necesidad de escribir programas de software al desarrollar un sistema de información. El uso de un paquete de software reduce fuertemente la cantidad de trabajo de diseño, pruebas, instalación y mantenimiento que se requiere para construir un sistema.
El desarrollo por usuarios finales es el desarrollo de sistemas de información por usuarios finales, ya sea solos o con muy poca asistencia de los especialistas en sistemas de información. Los sistemas desarrollados por los usuarios finales pueden crearse rápida e informalmente con herramientas de software de cuarta gene ración.
Recurrir a fuentes externas consiste en utilizar un proveedor externo para desarrollar (u operar) los sistemas de información de la empresa. El sistema puede ser hecho a la medida o puede emplear un paquete de software. En ambos casos, el trabajo lo hace el proveedor en vez del personal interno de sistemas de información de la empresa.
Entender las fuerzas y limitaciones de cada enfoque.
El ciclo de vida tradicional de los sistemas es aún útil para los grandes proyectos que requieren de especificaciones formales y un férreo control administrativo sobre cada etapa de la construcción de sistemas. Sin embargo, el método tradicional es muy rígido y costoso para la construcción de un sistema y no es apropiado para aplicaciones no estructuradas y orientadas hacia las decisiones en donde los requerimientos no pueden ser visualizados de inmediato.
La elaboración de prototipos estimula el involucramiento de los usuarios finales en el desarrollo e iteración de sistemas hasta que las especificaciones sean adecuadamente captadas. La rápida creación de prototipos puede tener como resultado sistemas que no hayan sido totalmente probados o documentados o que son técnicamente inadecuados para un ambiente de producción.
Los paquetes de software de aplicaciones son útiles si una empresa no cuenta con el personal de sistemas de información o recursos financieros para desarrollar un sistema a la medida. Para cumplir con los requerimientos exclusivos de una institución, los paquetes pueden requerir modificaciones sustanciales que pueden incrementar fuertemente los costos de desarrollo. Un paquete puede no ser una solución factible si la implantación requiere de una adaptación y cambios excesivos en los procedimientos de la institución.
Los principales beneficios del desarrollo por usuarios es la determinación mejo rada de los requerimientos, menor retraso en el desarrollo de aplicaciones y una mucho mayor participación de usuarios finales en el control del proceso de desarrollo de sistemas. Sin embargo, el desarrollo por usuarios finales, junto con la computación distribuida, ha introducido nuevos riesgos institucionales al propagar sistemas de información y recursos de datos que no necesariamente cumplen con las normas de aseguramiento de la calidad y no pueden ser controlados fácilmente por los medios tradicionales.
Las fuentes externas pueden ahorrar costos de desarrollo de aplicaciones o permitir que las empresas desarrollen aplicaciones sin necesidad de personal interno de sistemas de información, pero también puede ocurrir que las empresas pierdan control sobre sus sistemas de información y se hagan demasiado dependientes de proveedores externos.
Describir los tipos de problemas para los cuales cada enfoque es el más apropiado.
El ciclo de vida tradicional de los sistemas es adecuado para sistemas de procesa miento de operaciones que son muy grandes (SPO) y sistemas de información para administración (SIA) con un procesamiento complejo y requerimientos de análisis rigurosos y formales, especificaciones previamente definidas y fuertes controles sobre el proceso de construcción de sistemas.
La elaboración de prototipos es útil para aplicaciones sencillas cuyos requerimientos son vagos o no estructurados, o para el diseño de porciones de interfases de usuario final de sistemas grandes y complejos. Los prototipos no son adecuados para diseñar todos los aspectos de los sistemas grandes que requieren de procesa miento por lotes o una lógica compleja de procesamiento.
Los paquetes de software son más adecuados para aplicaciones con requerimientos comunes a muchas instituciones y con un número limitado de funciones que pueden estar soportadas mediante software comercial.
Los mejores candidatos para el desarrollo por usuarios son las aplicaciones con lógica de procesamiento relativamente sencilla y archivos pequeños que pueden ser desarrollados fácilmente con herramientas de cuarta generación.
El recurrir a fuentes externas es adecuado en el caso de aplicaciones que no sean fuente de ventajas competitivas o que requieran de conocimientos técnicos que no puedan ser proporcionados por la empresa.
Describir la solución a los problemas administrativos creados por estos enfoques.
Las instituciones pueden superar algunas de las limitaciones del uso de paquetes de software realizando un análisis profundo de requerimientos y mediante el uso de procedimientos rigurosos de selección de paquetes para determinar hasta dónde un paquete puede satisfacer tales requerimientos. En la institución se puede adaptar el paquete o modificar sus procedimientos para asegurar una mejor adaptación al éste.
Los centros de información pueden ayudar a promover y controlar el desarrollo de usuarios finales. Proporcionan a los usuarios hardware, software y conocimientos técnicos adecuados para crear sus propias aplicaciones y estimular la adherencia a las normas para el desarrollo de aplicaciones. Las instituciones también pueden desarrollar nuevas políticas y procedimientos en relación con las normas para el desarrollo de sistemas, capacitación, administración de datos y controles para administrar con eficacia la computación de usuarios finales.
Las instituciones pueden beneficiarse de fuentes internas al dar al exterior parte de sus sistemas de información, al comprender muy bien qué funciones de los sistemas de información son apropiadas para ser concesionadas al exterior, al diseñar con cuidado los contratos con fuentes externas y al tratar de construir una sociedad de trabajo con el proveedor de servicios externos.
Preguntas de repaso
¿Cuál es el ciclo de vida tradicional de los sistemas? ¿Cuáles son sus características?
Describir cada una de las etapas del ciclo de vida de los sistemas.
¿Cuáles son las ventajas y desventajas del desarrollo de un sistema de información usando el método del ciclo de vida tradicional de los sistemas?
¿Qué significa prototipo del sistema de información?
¿Bajo qué condiciones es el uso de prototipos un enfoque útil de sistemas? ¿Qué tipos de problemas puede ayudar a resolver?
Describir cinco cosas en las que la elaboración de prototipos difiere del método del ciclo de vida tradicional de los sistemas.
Enlistar y describir las etapas del proceso de elaboración de prototipos.
Enlistar y describir cuatro limitaciones de la elaboración de prototipos.
¿Qué es un paquete de software de aplicaciones? ¿Bajo qué circunstancias deberían usarse los paquetes para la construcción de los sistemas de información?
¿Cuáles son las principales ventajas del uso de paquetes de software de aplicaciones para el desarrollo de un sistema de información? ¿Por qué los
paquetes ejercen un gran atractivo para los administradores?
Enlistar y describir las principales desventajas de los paquetes de software para aplicaciones.
¿Qué significa la adaptación de paquetes? ¿Bajo qué circunstancias puede crearse un problema al implantar un paquete de software de aplicación?
Enumerar los principales criterios para evaluar un paquete de software de aplicación.
¿Cómo se altera el proceso de desarrollo de sistemas cuando un paquete de software de aplicación se considera y se selecciona?
¿Qué significa desarrollo por usuarios finales?
¿Cuáles son las ventajas y desventajas del desarrollo por usuarios finales? ¿Para qué tipo de problemas es adecuado?
¿Qué es un centro de información? ¿Cómo pueden los centros de información resolver algunos de los problemas de administración creados por el desarrollo de los usuarios finales?
Citar algunas políticas y procedimientos para administrar el desarrollo por usuarios finales.
¿Qué son las fuentes externas de los sistemas? ¿Bajo qué circunstancias se
deben utilizar para la construcción de sistemas de información?
¿Cuáles son las ventajas y desventajas del uso de las fuentes externas?
Describir algunas soluciones a los problemas de administración creados por recurrir a las fuentes externas.
Resumen Capítulo 13
Aseguramiento de la calidad de los sistemas de información
Describir cómo los sistemas de información pueden contribuir con la administración de calidad total en una institución.
Los sistemas de información pueden contribuir con la administración de calidad total al ayudar a otras funciones de negocios a realizar su trabajo de manera más eficaz, al ayudar a analizar y rediseñar los procesos de negocios, al sugerir nuevas maneras para aplicar la tecnología para mejorar la calidad y compartiendo su experiencia en los procesos de cuantificación y medición con otras áreas de la institución.
Explicar por qué los sistemas de información deben prestar cuidado especial al aseguramiento de la calidad del software.
El software juega un papel central en la mayoría de las organizaciones y es una parte integral de las operaciones, productos y servicios diarios. Sin embargo, presenta problemas de calidad a causa de la dificultad en desarrollar software que capte con precisión las especificaciones del usuario, porque las monsergas en el software pueden ser imposibles de eliminar y por los altos costos de mantener el software y corregir los errores.
Identificarlas principales soluciones a los problemas de calidad en los sistemas de información.
Los problemas de calidad en los sistemas de información pueden ser minimizados usando metodologías de desarrollo, métricas de software, herramientas de calidad, procedimientos profundos de prueba de sistemas estructurados y reasignando los recursos para recalcar más la importancia de las primeras etapas del ciclo de desarrollo de los sistemas.
Describir las herramientas y metodologías tradicionales para la promoción de la calidad en los sistemas de información.
El análisis estructurado destaca el flujo de datos y el proceso a través del cual los datos se transforman. Su herramienta principal es el diagrama de flujo de datos. El diseño y la programación estructuradas son disciplinas de diseño de software que producen un software confiable y bien documentado con una estructura sencilla y clara que es fácil para los demás de entender y mantener. Las tablas de decisiones, los árboles de decisiones y el pseudocódigo describen a la lógica de procesamiento en una forma tabular, gráfica y narrativa, respectivamente. Los diagramas de flujo de sistemas son útiles para documentar los aspectos físicos del diseño de sistemas.
Describir las nuevos enfoques para la promoción de la calidad en los sistemas de información.
La ingeniería de software apoyada por computadora (CASE) automatiza las metodologías para el desarrollo de sistemas. Promueve normas y mejora la coordinación y consistencia durante el desarrollo de los sistemas. Las herramientas CASE ayudan a los constructores de sistemas a construir un mejor modelo del sistema y facilitan la revisión de las especificaciones de diseño para corregir errores. Se espera que el desarrollo del software orientado a objetos reduzca el tiempo y costo de escribir software y de hacer cambios de mantenimiento, porque modela al sistema corno una serie de objetos reutilizables que combina datos y procedimientos. La reingeniería de software ayuda a los constructores de sistemas a reconfigurar el software envejecido para que se apegue a los principios del diseño estructurado, haciéndolo más fácil de mantener.
Preguntas de repaso
¿Qué es administración de calidad total? ¿Cómo pueden los sistemas de información contribuir con ella?
¿Por qué puede el software llegar a ser una problema tan importante de calidad para los sistemas de información?
Describir dos problemas de calidad del software.
Citar y describir cuatro soluciones para problemas de calidad de software.
¿Qué es el análisis estructurado? ¿Cuál es el papel de lo siguiente en el análisis estructurado: diagramas de flujo de datos, diccionarios de datos, especificaciones de proceso?
¿Cuáles son las tres técnicas para documentar las reglas de decisiones? Comparar las características de las tres.
¿Cuáles son los principios de diseño estructurado? ¿Cómo puede promover la calidad del software?
¿Cuál es la relación entre la programación estructurada y el diseño estructurado?
Describir el uso de diagramas de flujo de sistemas.
¿Cuál es la diferencia entre el desarrollo de software orientado a objetos y las metodologías estructuradas tradicionales?
¿Qué es CASE? ¿Cómo puede promover la calidad en los sistemas de información?
¿Cuáles son algunos de los elementos claves de las herramientas CASE?
¿Qué son la reingeniería de software y la ingeniería retrospectiva? ¿Cómo promueven la calidad en los sistemas de información?
Resumen Capítulo 14
Éxito y fracaso de los sistemas: implantación
Identificar las principales áreas de problemas en los sistemas de información.
Un gran porcentaje de los sistemas se consideran como fracasos porque no se usan de la manera como se diseñaron; algunos no se usan para nada. El fracaso de los sistema puede evidenciarse en los problemas en el diseño, datos, operaciones o costos. Las fuentes del éxito o fracaso de los sistemas son principalmente de tipo conductual e institucional.
Determinar si un sistema tiene éxito.
Los criterios para la evaluación de los sistemas de información incluyen los siguientes:
Nivel de utilización de los sistemas.
Satisfacción de los usuarios.
Actitudes favorables del usuario acerca del personal de sistemas.
Objetivos alcanzados.
Retribución financiera para la institución.
Describir las causas principales del fracaso de los sistemas.
Las causas principales del fracaso de los sistemas son:
Insuficiente o inadecuada participación de los usuarios en el proceso de desarrollo del sistema.
Falta de apoyo por parte de la dirección.
Pobre administración del proceso de implantación.
Elevados niveles de complejidad y riesgo en los proyectos de desarrollo de sistemas.
Describir la relación entre el proceso de implantación y el resultado de los sistemas.
La implantación es el proceso completo de cambio organizacional que rodea a la presentación de un nuevo sistema de información. Se puede entender mejor el éxito de los sistemas y su fracaso examinando los distintos patrones de implantación. especialmente importante es la relación entre los participantes en el proceso de implantación, notablemente las interacciones entre los diseñadores y los usuarios de los sistemas. Los conflictos entre la orientación técnica de los diseñadores de sistemas y la orientación hada los negocios de los usuarios finales deben de ser resueltos. El éxito del cambio organizacional puede quedar determinado por qué tan bien toman las decisiones los especialistas en sistemas de información, los usuarios finales y quienes manejan las cuestiones claves en las distintas etapas de la implantación.
Describir las estrategias adecuadas para administrar el proceso de implantación.
El apoyo y el control por parte de la administración del proceso de implantación son esenciales, tal como lo son algunos mecanismos para manejar el nivel de riesgo en cada nuevo proyecto de sistemas. En algunas empresas se experimenta la resistencia institucional al cambio. Los factores de riesgo en el proyecto pueden tenerse bajo algo de control mediante un enfoque de contingencia a la administración de
Preguntas de repaso
¿Qué significa el fracaso de los sistemas de información?
¿Qué tipos de problemas evidencian el fracaso de los sistemas de información?
¿Cómo se puede medir el éxito de los sistemas? ¿Qué parámetros de medición del éxito son los más importantes?
Definir implantación. ¿Cuáles son los principales enfoques para la implantación?
¿Por qué es necesario entender el concepto de implantación al examinar el éxito o fracaso de los sistemas?
¿Cuáles son las principales causas del éxito y del fracaso en la implantación?
¿Cuál es la brecha de comunicación usuario-diseñador? ¿Qué problemas de implantación puede crear?
Listar algunos problemas de implantación que pueden ocurrir en cada etapa del proceso de desarrollo de los sistemas.
¿Qué dimensiones influyen sobre el nivel de riesgo en cada proyecto de desarrollo de sistemas?
¿Qué técnicas de administración de proyectos pueden ser usadas para controlar el riesgo en los proyectos?
¿Qué estrategias pueden ser usadas para vencer la resistencia de los usuarios a los proyectos de desarrollo de sistemas?
¿Qué consideraciones institucionales deben ser atacadas por el diseño de sistemas de información?
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