INTRODUCCION
El presente trabajo muestra como debe de aplicarse una plaza de gerente de proyectos para una empresa y como debe un gerente de sistemas sacarle el mejor provecho a dicha plaza.
También muestra como debe de ayudar al gerente de proyectos a realizar su trabajo y cuales deben de ser sus perfiles del puesto al contratarlo. También muestra las actividades que debe de ponerle el gerente de sistemas a su gerente de proyectos y como este las debe de presentar ya sea en informes o cualquier otro tipo de información. Aquí se presentan unos bosquejos de presentación de proyectos para que sean tomados en cuenta a la hora de presentar dichos informes.
Incluye también una parte para el departamento de recursos humanos de cómo debe de ser colocada la plaza de gerente de proyectos en la organización para que este produzca el 100% de sus tareas a realizar.
GERENTE DE PROYECTOS
Actividades de un Gerente de Proyectos
Hacer los estudios necesarios dentro de la empresa para ver la necesidad de realizar proyectos que agilicen en el envío y la recepción de información al personal.
Realizar la planificación necesaria para la presentación de los proyectos a los superiores para que estos sean aceptados. Dentro de la planificación se debe de enfocar en los siguientes puntos:
Costo del proyecto
Tiempo en que se realizara
Personal involucrado
Ventajas
Objetivos
Metas
Dirigir los proyectos desde principio a fin en los cuales se debe de llevar una revisión exhaustiva de los planes realizados para que estos sean cumplidos y no haya un atraso en los proyectos.
En otras actividades puede ayudar en la contratación del personal y en la selección del personal que se involucrará en los proyectos.
Debe llevar el control total del proyecto y es la persona de enlace entre los gerentes y el personal operativo.
Debe de elaborar informes quincenales o mensuales para la junta directiva para que estén enterados sobre la situación actual de los proyectos.
Debe de realizar planes de contingencia para los puntos críticos que no se puedan llevar a cabo en el tiempo estimado en los planes originales.
Realización de informes finales para la gerencia el cual debe de llevar lo siguiente:
Verificación de objetivos
Verificación de metas
Cumplimiento del presupuesto elaborado
Desarrollo del personal involucrado
Y verificación si el proyecto cumplió las expectativas presentadas en la planificación del mismo.
Perfiles del puesto de un Gerente de Proyectos
Educación :
Estudiante del ultimo año de la carrera de ingeniería en sistemas en adelante ya sea con pensum cerrado o ingeniero en sistemas de información.
Estudios del idioma ingles si los proyectos son en el ámbito internacional o se necesita que se tome algún curso previo al proyecto a realizar.
Experiencia:
Tener como mínimo experiencia de 2 años en el desarrollo de proyectos en los cuales debe de administrar recursos tecnológicos, económicos, humanos, etc.
Experiencia en el manejo de personal, y al trabajo en equipo.
Requisitos Generales:
Edad.................... entre 22 a 40 años.
Estado Civil........ Casado (Esto es que las personas casadas demuestran tener mas responsabilidad en sus actividades).
Sexo.................... Masculino O Femenino
Situación de un gerente de proyectos en el organigrama de la empresa
Esto depende muchas veces sobre como tomen esta plaza en cada organización porque la plaza es relativamente nueva, es por eso que es complicada colocarla para los gerentes de recursos humanos. Yo aquí presento dos opciones:
A nivel staff
Ventajas
Puede hacer uso de todo el departamento de informática para llevar a cabo los planes de los proyectos, aunque no es en línea directa es fácil que colaboren y se integren a los planes.
El gerente de proyectos no tiene responsabilidad de los subordinados del departamento por lo que no perderá el tiempo es satisfacer sus necesidades laborales como sueldos, actividades diarias, permisos etc.
Los subordinados no sentirán a otra barrera en sus pretensiones de ascender en la empresa sino sentirán en el gerente de proyectos un colaborador para el departamento.
Mediante su posición de staff los colaboradores externos al departamento no sentirán que es otro jefe poniéndole tareas sino es como un consultor que necesita que realicen sus actividades para la buena realización del proyecto.
Desventajas
Por su posición de staff puede ser que los otros miembros del departamento no tomen las actividades planificadas por el gerente de proyectos como verdaderas actividades a realizar y no le tomen importancia.
Los miembros externos al departamento que sean involucrados en los proyectos podrán resistirse a realizar las tareas planificadas por el gerente de proyectos debido a que su posición no es de un nivel jerárquico en el organigrama de la empresa.
Como Subordinado
Ventajas
Forma parte de un nivel jerarquico de la empresa por lo que los miembros externos de la empresa lo tomaran como parte de su propia gente y no costara acomplarse a las actividades que realice.
Puede ganar la confianza de su departamento sintiendo como un miebro mas del mismo.
Desventajas
Al ocupar el mismo lugar jerarquico que los jefes de nivel medio en el departamento puede haber resistencia a la realización de actividades.
Si los planes de los proyectos involucran personal que se encuentra en un nivel jerarquico mas alto costara que los mismos colaboren a la hora de realizar actividades por su misma posición y porque no tendran presión de realizarlas por el gerente de proyectos ya que el ocupa solo un nivel mas en la organización.
Para el lugar jerarquico ocupado el nombre de Gerente de Proyectos le queda muy grande por lo que caeria en un coordinador de proyectos lo cual es perjudicial para el proyecto porque no habria una autoridad real del proyecto.
Como segundo de mando
Ventajas
Queda en línea directa entre el gerente de sistemas los jefes de área, por lo que las actividades a realizar por el departamento deben de ser cumplidas a cabalidad porque el gerente de proyectos será su jefe inmediato.
El gerente de proyectos toma un nivel alto en la estructura del departamento por lo que en cierta medida es respetado por los demás trabajadores de la empresa.
El gerente de proyectos puede responder por cualquier actividad de su departamento cuando el gerente de sistemas este ausente.
Desventajas
El gerente de proyectos se debe de preocupar para los aspectos laborales de sus empleados como sueldos, permisos, etc. Por lo que perdería tiempo en sus actividades principales.
El gerente de proyectos deberá de tener otras actividades que le exija su departamento ya que los actuales procesos y actividades de su departamento deben darles seguimiento para que no tengan ningún problema con el proceso diario de la empresa.
Para cualquier otra actividad que no sean los proyectos debe responder cuando no se encuentre el gerente de sistemas.
La posición más aconsejable es colocar al gerente de proyectos como parte del staff del gerente de sistemas ya que de acuerdo a las ventajas presentadas anteriormente es más eficiente para que el gerente de proyecto realice sus actividades primarias.
Proyecciones económicas
Esto depende de los proyectos que debe administrar la persona a contratar pero en el mercado esta posición se encuentra entre los Q.6, 000.00 a Q. 15,000.00
Herramientas que puede utilizar un Gerente de Proyectos
Debe de poder utilizar todas aquellas herramientas que planifiquen o realicen planes para facilitar su trabajo. Por ejemplo: Microsoft Proyect.
Debe de utilizar todas aquellas herramientas de distribución de tareas, recordatorios, etc. Por Ejemplo: Microsoft Outlook.
Y todos aquellos paquetes que le faciliten realizar sus actividades diarias y lleven el control por actividad y persona a realizar exhaustivamente para que no se le escape nada.
QUE DEBE DE LLEVAR UN INFORME DE PRESENTACION DE PROYECTO
Planificar
Describir al personal
Conocimientos
Experiencias
Necesidades
Metas
Preparar
Definir el propósito de la charla en función de los resultados esperados y lo que se debe hacer es:
Informar
Persuadir
Motivar
Vender la idea
Enseñar las ventajas
Formar buenos Criterios
Se debe ilustrar y respaldar los puntos clave con evidencias e información visual.
Estadísticas
Analogías
Demostraciones
Testimonios
Incidentes
Documentos
Finalización
Para finalizar prepare un cierre memorable, en el cual todos los asistente a la reunión concuerden con sus ideas.
Dramatice sus ideas
Lance un reto a los directores o junta directiva
Use frases de motivación
Establezca los beneficios principales
Proporcione un resumen convincente
QUE DEBE DE LLEVAR UN INFORME QUE MENCIONE LA SITUACION ACTUAL DEL PROYECTO
Resumen de la situación
Esta el proyecto listo para ser entregado en la fecha esperada. ?
Cuál es la fecha final de entrega o porque se prolongo?
Cuales son los costos finales estimados y cual es su variaciación respecto a los costos originales?
Progreso del proyecto
Enumerar los objetivos cumplidos y los progresos desde la ultima actualización de la situación.
Resaltar los elementos que han hecho posible el progreso.
Areas de atención
Enumerar retrasos y problemas desde ultima actualización del estado.
Enumerar las acciones correctivas que se están tomando.
Tratar las implicaciones del calendario.
Asegúrese tener las ideas claras
Problemas que están causando retrasos o impiden el progreso.
Por que no se ha previsto el problema.
Calendario
Enumerar las fechas principales
Ser conciso para no entrar en detalles
Entregas
Enumerar las principales entregas cruciales.
Conocer el grado de seguridad para cada entrega.
Costos
Enumerar las previsiones de los costos
Si hay costos adicionales
Resumir las razones.
Enumerar las razones correctivas o preventivas adoptadas.
Definir expectativas reales para gastos futuros.
Tecnología
Enumerar los problemas técnicos resueltos
Enumerar los principales problemas técnicos que deben resolverse
Enumerar cualquier dependencia tecnológica del proyecto que pueda causar inconvenientes.
Metas para la siguiente Revisión
Fecha de la siguiente actualización del estado
Enumerar las metas para la siguiente revisión.
Asegurarse de que todos los implicados en el proyecto comprenden el plan de acción.
COCLUSIONES
Se pretende que con este material todo gerente de sistemas o encargado de informática mida todas las oportunidades de crecimiento en el ámbito informático en la empresa que dirige con la venida de un gerente de proyectos a la organización.
Ya que este evaluara todos los posibles proyectos y los llevara a cabo para que la empresa tenga la información precisa en el momento preciso.
También da una serie de recomendaciones de cómo se debe de actuar ante los posibles proyectos presentados y como se le debe de brindar la ayuda necesaria a los gerentes de proyectos.
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