PARTE I
Resumen Capítulo 1
El reto de los sistemas de información
Definir un sistema de información.
La finalidad de un SIBC es captar, almacenar y distribuir información del entorno de una institución y de sus operaciones internas para el propósito de apoyar a las áreas o funciones de la institución y a la torna de decisiones, a la comunicación, coordinación, control y análisis y visualización. Los sistemas de información transforman los datos puros en información útil mediante tres actividades básicas, alimentación, procesamiento y salida.
Explicar la diferencia entre cultura computacional y cultura de sistemas de información.
La cultura en sistemas de información requiere de la comprensión de las dimensiones de organización y administración de los sistemas de información, así como de las dimensiones técnicas implicadas en la cultura computacional.
Describir las necesidades de información de los diferentes niveles de la institución.
Para ser útiles, los SIBC deben reflejar fielmente los requerimientos de información de la institución. Deben satisfacer las necesidades del nivel específico y de la función de la institución que deben de apoyar.
Los sistemas de nivel operativo deben hacer un seguimiento de las actividades diarias de la empresa. Los sistemas de nivel de conocimientos apoyan la integración de nuevos conocimientos en toda la empresa; también existen para manejar documentación. Los sistemas a nivel de administración apoyan las actividades de planeación, control y seguimiento de los gerentes medios. Los sistemas de nivel estratégico apoyan a la planeación a largo plazo. Cada especialidad funcional, como ventas, manufactura, contabilidad, finanzas y recursos humanos en general tienen los cuatro tipos de sistemas.
Explicar por qué los sistemas de información son tan importantes hoy día.
En general, existe una necesidad mayor para planear la arquitectura global de información de la institución. Las clases de sistemas construidos hoy en día son más importantes para el desempeño global de la institución, en especial en la economía tan altamente globalizada y basada en la información; las tecnologías son más poderosas y más difíciles de implantar, y las nuevas aplicaciones requieren de una interacción entre los expertos técnicos profesionales y la administración general.
Identificar los enfoques conceptuales más importantes para los sistemas de información.
Existen enfoques técnicos y conductuales para el estudio de los sistemas de información. Ambas perspectivas pueden combinarse en un enfoque sociotécnico de los sistemas.
Identificar los principales retos de administración para la construcción y uso de sistemas de información en la institución.
Existen cinco retos claves de tipo administrativo para construir e implantar sistemas de información:
diseñar sistemas que sean competitivos y eficientes
entender los requerimientos del sistema dentro de un entorno global de negocios
crear una arquitectura de información que dé soporte a las metas de la institución
determinar el valor en negocios del sistema y
diseñar sistemas que las personas puedan controlar, entender y usar de una manera ética y responsable.
Resumen Capítulo 2
Ejemplos de sistemas de información
Uso de vocabulario y símbolos para describir los sistemas de información
La racionalización de los procedimientos facilita los procedimientos normales de operación de manera que puedan maximizar las ventajas de la computarización y que los sistemas de información puedan trabajar más eficientemente. El almacenamiento en línea se refiere a un archivo de información que la computadora y el usuario pueden accesar de inmediato. Una base de datos es una colección de archivos a los que el usuario puede tener acceso. La tecnología de éstos y otros dispositivos de almacenamiento será descrita en capítulos posteriores.
Los símbolos más comunes para representar gráficamente los sistemas de información son los símbolos para los dispositivos de entrada (teclado, dispositivo digitalizador), para los dispositivos de procesamiento; y para los dispositivos de salida (pantalla en línea, impresora). Se puede representar a los sistemas de información usando estos símbolos junto con los de enlaces de telecomunicaciones y de almacenamiento (cinta magnética, disco magnético y disco óptico).
Distinción entre el procesamiento por lotes y en línea
En el procesamiento por lotes, las operaciones se acumulan y se almacenan en grupo hasta el momento en que resulta deficiente o necesario procesarlos. En el procesa miento en línea, el usuario alimenta las operaciones en un dispositivo directamente conectado al sistema de cómputo. En general, las operaciones se procesan de inmediato.
Identificación de los seis tipos de sistemas de información en las instituciones
Existen seis clases principales de sistemas de información en las instituciones actuales:
los sistemas de procesamiento de operaciones (SPO) al nivel operativo;
Sistemas del trabajo de conocimiento (STC);
Sistemas de automatización en la oficina (SAO) al nivel de conocimientos; 4)
Sistemas de información para la administración (SIA);
Sistemas para el soporte a decisiones (SSD) al nivel gerencial; y,
Sistemas de soporte a gerencial (SSG) al nivel estratégico.
Los seis tipos de sistemas están diseñados para diferentes propósitos y para diferentes personas. Los sistemas de procesamiento de operaciones (SPO) realizan y registran las operaciones diarias de rutina que son necesarias para la operación del negocio. También producen información para los otros sistemas. Muchas instituciones hoy día quedarían paradas si fallara su SPO tan sólo un día o aun horas. Ejemplos de estos sistemas son los usados para el procesamiento de pedidos, las reservaciones en una línea aérea y el sistema de nómina.
Los sistemas a nivel de conocimiento dan soporte a las personas que trabajan en oficina, como administradores o profesionales. Consisten en sistemas de automatización para oficina para el incremento de la productividad de los trabajadores de la información (procesadores de palabra, edición de escritorio, almacenamiento de documentos, transcripción por facsímil, correo electrónico, videoconferencias) y los sistemas de trabajo de conocimiento para estimular la productividad de los trabajadores del conocimiento (estaciones de trabajo profesionales, graficadores, modelos analíticos, preparación de documentos y comunicación). Los sistemas de trabajo de conocimientos están ligados estrechamente a los otros sistemas en la empresa.
Los sistemas de administración (SIA y SSD) proporcionan al nivel de control de la administración informes y accesos al continuo desempeño de la institución y a sus registros históricos. La mayoría de los informes emitidos por el SIA condensan información de los SPO y no son muy analíticos. Los sistemas de soporte de decisiones (SSD) dan apoyo a las decisiones de administración cuando éstas son únicas, rápidamente cambiantes y no están previamente especificadas. Tienen más modelos analíticos que los SIA y con frecuencia obtienen su información de fuentes externas al igual que internas.
Los sistemas de soporte a ejecutivos (SSE) dan apoyo al nivel estratégico al proporcionar un ambiente generalizado de computación y de comunicaciones para apoyar la toma de decisiones al nivel directivo. Cuentan con limitadas posibilidades de análisis pero pueden producir un software muy sofisticado de gráficas y recurrir a muchas fuentes externas e internas de información.
Análisis de la relación entre los distintos sistemas de información
Los distintos tipos de sistemas en la institución intercambian información. Los SPO son las principales fuentes de información para otros sistemas, en especial los STA y los SSD. Los SSE son principalmente receptores de información de los sistemas de niveles inferiores.
Los distintos sistemas de una institución sólo están ligeramente integrados. No existe un sistema único global que coordine todos los sistemas. En la mayoría de instituciones, las necesidades de información de las distintas áreas funcionales y los niveles institucionales están demasiado especializadas para ser atendidas por un sistema único. Sin embargo, es deseable y a menudo esencial para la empresa integrar la información de distintos sistemas. Desarrollar lazos entre los sistemas es costoso, pero también lo es la falta de lazos suficientes.
Preguntas de repaso
¿Cuáles son las cinco características de los sistemas actuales de información?
¿Qué significa la racionalización de los procedimientos? ¿Por qué resulta esto esencial para la construcción de SIBC? .
Mencionar tres dispositivos para almacenar información.
¿Cuál es la diferencia entre procesamiento por lotes y en línea? Hacer un diagrama de la diferencia.
Hacer una lista y una breve descripción de los principales sistemas en las instituciones.
¿Cuáles son los principales tipos de SPO en las empresas? ¿Qué funciones desempeñan? Dar ejemplos de cada una de ellas.
Describir las funciones desempeñadas por los sistemas de automatización de oficinas y de trabajo del conocimiento, y las herramientas empleadas por cada uno de ellos.
¿Por qué ha sido tan difícil de construir el sistema ideal de conocimiento?
¿Cuáles son las características de los SIA? ¿Cuáles son las diferencias entre el STA y el SPO? ¿De los SSD?
¿Cuáles son las características de los SSD? ¿En qué se diferencian de los SSE?
¿Por qué puede decirse que los SSE son un nuevo fenómeno?
¿Cómo están interrelacionados los seis tipos de sistemas en las instituciones?
Resumen Capítulo 3
Sistemas estratégicos de información
Explicar por qué ahora la información se considera un recurso estratégico.
Anteriormente, la información se consideraba como una molestia burocrática y una herramienta limitada a la toma de decisiones por parte de los niveles administrativos. En la actualidad, los sistemas de información pueden incrementar tan dramáticamente la productividad y la eficiencia de una empresa que la información es contemplada como un arma contra la competencia y un recurso estratégico.
Definir que es un sistema estratégico de información.
Los sistemas estratégicos de información cambian las metas, operaciones, productos, servicios o relaciones con el entorno de las instituciones para ayudarlas a obtener ventajas contra la competencia.
Describir cómo los modelos de las fuerzas de la competencia y de la cadena de valor pueden emplearse para identificar oportunidades para los sistemas estratégicos de información.
Los modelos de la cadena del valor y de las fuerzas de la competencia ayudan a identificar las áreas de la empresa en donde los sistemas de información pueden proporcionar una ventaja estratégica. El modelo de las fuerzas de la competencia describe una cantidad de amenazas y oportunidades externas a las que las empresas se enfrentan y que deben contrarrestar con estrategias competitivas. Los sistemas de información pueden desarrollarse para detener a quienes incurren por primera vez en el mercado, contra la presión de los productos substitutos, el poder de negociación de los compradores, el poder de negociación de los proveedores y el posicionamiento de los competidores tradicionales del sector.
El modelo de la cadena de valor destaca actividades específicas en la empresa donde mejor pueden aplicarse las estrategias competitivas y en donde los sistemas de información pueden tener un impacto estratégico. Este modelo contempla a la empresa corno una serie o una “cadena” de actividades básicas que añaden un margen de valor a los productos o servicios de la empresa. Los sistemas de información pueden tener un impacto estratégico en las actividades que añaden el mayor valor a la empresa.
Describir cómo los sistemas de información contribuyen a los cuatro tipos de estrategias que las empresas pueden seguir.
Los sistemas de información pueden ayudar a que las empresas persigan las cuatro estrategias competitivas básicas: Los sistemas de información pueden ser usados para desarrollar nuevos nichos de mercado; pueden capturar a los clientes y provee dores al subir el costo del cambio; pueden proporcionar productos y servicios únicos; pueden ayudar a que las empresas proporcionen productos y servicios a menor costo al reducir los costos de producción y distribución.
Explicar por qué los sistemas estratégicos de información son tan difíciles de producir y mantener.
No con todos los sistemas estratégicos se tiene una utilidad; pueden ser caros y riesgosos en su construcción. Muchos sistemas estratégicos de información son fácilmente copiados por otras empresas, de manera que la ventaja estratégica no siempre puede conservarse. La implantación de sistemas estratégicos a menudo implica un gran cambio organizacional y una transición de un nivel sociotécnico a otro. Tales cambios se llaman transiciones estratégicas y son con frecuencia difíciles y dolorosas de llevarse a cabo.
Preguntas de repaso
¿Qué es un sistema estratégico de ¿Cuál es la diferencia entre un sistema estratégico de información y un sistema de nivel estratégico?
Identificar las cuatro diferentes concepciones del papel de la información en las instituciones. ¿Cómo han cambiado los sistemas de información para ajustarse a estos diferentes puntos de vista sobre la información?
Definir y comparar los modelos de la cadena del valor y de las fuerzas de la competencia para identificar las oportunidades de los sistemas estratégicos.
¿Cuáles son las cuatro estrategias competitivas básicas? ¿Cómo pueden ayudar los sistemas de información a cada una de estas estrategias?
¿Cómo puede una empresa usar sistemas de información para crear nuevos productos y servicios? Dar un ejemplo.
¿Cómo pueden los sistemas de información ayudar a las empresas a enfocarse en los nichos del increado?
¿Cómo puede una empresa usar un sistema de información para “capturar” a los clientes’? Dar un ejemplo.
¿Cómo puede una empresa usar un sistema de información para mejorar su poder de negociación con el proveedor?
¿Cómo puede una empresa incrementar su productividad de operación global mediante el uso de sistemas de información?
Definir: sistemas interinstitucionales, increados electrónicos y sociedades de información.
¿Qué significa la tecnología de apalancamiento?
¿Por qué son los sistemas estratégicos de información difíciles de construir?
¿Qué es una transición estratégica?
Resumen Capítulo 4
Los sistemas de información y las instituciones
Describir las características sobresalientes de las instituciones.
Todas las ir modernas son jerárquicas, especializadas e imparciales. Emplean procedimientos explícitos estandarizados de operación para maximizar la eficiencia. Todas las instituciones tienen su propia cultura y sus políticas, que surgen de las diferencias de los distintos grupos de interés. Las instituciones tienen diferencias en cuanto a sus metas, grupos a los que sirven, roles sociales, estilos de liderazgo, incentivos, medio ambiente que las rodea y tipos de tareas que llevan a cabo. Estas diferencias crean los distintos tipos de estructuras organizacionales.
Minzberg clasificó las operaciones en cinco tipos de estructuras: la estructura simple de inversión, la máquina burocrática, la burocracia divisionalizada, la burocracia profesional y la adhocracia.
Explicar el papel cambiante de los sistemas de información dentro de la institución.
Los sistemas de información computarizados están apoyados en las instituciones por un “paquete de cómputo” que consiste en una unidad de organización formal o departamento de sistemas de información, especialistas de sistemas de información y tecnología de cómputo. Los papeles de los sistemas de información y del paquete de cómputo en la institución se han hecho cada vez más críticos para las operaciones diarias y para la toma de las decisiones estratégicas.
Comparar modelos para la descripción de los sistemas en la institución. Las instituciones adoptan los sistemas de información por razones externas ambientales, como incrementar la competencia, o para responder a los cambios en las reglamentaciones gubernamentales y por razones internas o institucionales, como promover los valores o intereses de la alta dirección.
Identificar las principales teorías sobre las instituciones que permiten comprender sus relaciones con los sistemas de información.
Las teorías que describen la relación entre los sistemas de información y las instituciones pueden clasificarse en las basadas en modelos económicos o de comportamiento de la empresa. Las teorías basadas en los modelos económicos de la empresa incluyen al modelo microeconómico, la teoría de los costos de las operaciones y la teoría de los agentes. Las teorías basadas en los modelos conductuales de la empresa incluyen la teoría sobre la decisión y control, la teoría sociológica, la teoría posindustrial, las teorías culturales y las teorías políticas.
Discutir el impacto de los sistemas de información en la estructura organizacional, en la cultura, los procesos políticos y la administración. El impacto de los sistemas de información en las instituciones no es unidireccional. Los sistemas de información y las instituciones en donde se usan interactúan y se influyen mutuamente. La introducción de un nuevo sistema de información afectará a la estructura organizacional, las metas, diseño del trabajo, los valores, la competencia entre los grupos de interés, a la toma de decisiones y el comportamiento diario. Al mismo tiempo, los sistemas de información deben ser diseñados para servir a las necesidades de grupos importantes de instituciones, y serán conforma dos por la estructura, tareas, metas, cultura, políticas y administración de la institución. El poder de los sistemas de información para transformar radicalmente a las instituciones al aplanar las jerarquías institucionales no se ha demostrado aún para todos los tipos de instituciones.
Describir las implicaciones institucionales para el diseño e implantación de los sistemas.
Las características sobresalientes de las instituciones que deben ser tocadas por los sistemas de información incluyen a los niveles organizacionales, estructuras organizacionales, tipos de tareas y decisiones, la naturaleza del apoyo administrativo y los sentimientos y actitudes de los trabajadores que emplearán, al sistema. La historia y el entorno de la institución deberán también de ser considerados.
La implantación de un nuevo sistema de información es a menudo más difícil de lo que se prevé, a causa de los requerimientos de cambio organizacional. Como los sistemas de información potencialmente cambian las dimensiones importantes de la institución, incluyendo a la estructura, cultura, relaciones de poder y actividades de trabajo, a menudo se tiene una resistencia considerable a los nuevos sistemas.
Preguntas de repaso
¿Qué es una institución? ¿Cómo utilizan las instituciones a la información?
Comparar la definición técnica de las instituciones con la definición conductual.
¿Qué características comunes tienen todas las instituciones?
¿De qué maneras pueden ser divergentes las instituciones?
Describir los cinco tipos básicos de estructuras organizacionales.
Nombrar los niveles de análisis para el comportamiento institucional.
Citar las aplicaciones cambiantes de los sistemas institucionales de información que existieron desde los cincuenta hasta los noventa. ¿Cómo ha cambiado el papel de los sistemas de información en las instituciones en este periodo?
Citar tres elementos del paquete de cómputo. ¿Cómo ha cambiado con el tiempo el papel de cada elemento de la institución?
Describir los dos factores que explican por qué las instituciones adoptan sistemas de información?
Describir cada una de las tres teorías económicas que ayudan a explicar cómo los sistemas de información afectan a las instituciones. ¿Cuáles son sus limitaciones?
Describir cada una de las teorías conductuales que ayudan a explicar cómo los sistemas de información afectan a las instituciones. ¿Cuáles son sus limitaciones?
¿Cómo pueden los sistemas de información cambiar la estructura organizacional?
¿Cuál es la relación entre los sistemas de información y la cultura organizacional?
¿Cuál es la relación entre los sistemas de información y la política institucional?
¿Por qué hay una considerable resistencia institucional a la introducción de sistemas de información? Describir dos modelos que expliquen esta resistencia.
¿Qué aspectos institucionales enunciados por las distintas teorías de las instituciones deben de considerarse al diseñar a un sistema de información?
Resumen Capítulo 5
Administración de la información y toma de decisiones
Contrastar los modelos clásico y contemporáneo de las actividades y funciones de la administración.
Los modelos clásicos de administración se plasmaban en las funciones de planeación, organización, coordinación, decisión y control. La investigación actual ha examinado el comportamiento real de los administradores para mostrar cómo los administradores hacen que las cosas ocurran.
Mintzberg encontró que las actividades reates de los administradores están altamente fragmentadas, son variadas y de duración muy corta, moviéndose de una cuestión a otra de manera rápida e intensa. Otras investigaciones conductuales han encontrado que los administradores pasan un tiempo considerable tratando de cumplir con sus programas y metas personales y que evaden totalmente la toma de decisiones grandiosas y avasalladoras.
Describir los niveles tipos y etapas de la toma de decisiones.
La torna de decisiones en una institución puede clasificarse de acuerdo con el nivel organizacional: estratégicas, de control administrativo, de conocimiento y de control operativo.
Las decisiones pueden ser estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas, con las del primer tipo, ubicándose en el nivel operativo de la institución y las últimas al nivel de planeación estratégica. La naturaleza y el nivel de toma de decisiones son factores importantes para la construcción de los sistemas de información para los administradores.
La toma de decisiones en sí es una actividad compleja a los niveles individual e institucional. Simon describe cuatro etapas fundamentales en la toma de decisiones:
1) inteligencia, 2) diseño, 3) selección y 4) implantación.
Identificar los modelos para describir a la toma de decisiones individual e institucional.
Los modelos racionales de toma de decisiones suponen que los seres humanos pueden escoger alternativas y consecuencias basándose en la prioridad de sus objetivos y metas. El riguroso modelo racional de la torna de decisiones a nivel individual ha sido modificado por la investigación conductual que sugiere que la racionalidad está limitada. Las personas “satisfacen”, “escarban” las decisiones de manera incrernental o seleccionan alternativas sesgadas por su estilo cognoscitivo y su marco de referencia.
Los modelos institucionales de torna de decisiones ilustran que la verdadera toma de decisiones dentro de la institución tiene lugar en arenas donde operan muchas fuerzas psicológicas, políticas y burocráticas. Luego, la toma de decisiones a nivel institucional puede no necesariamente ser racional. El diseño de los sistemas de información debe adaptarse a estas realidades, reconociendo que la toma de decisiones nunca ha sido un proceso sencillo.
Explicar cómo los sistemas de información pueden ayudar a los administradores en su toma de decisiones.
Si los sistemas de información se construyen adecuadamente, pueden dar apoyo a la toma de decisiones a nivel personal e institucional. Hasta ahora, los sistemas de información han sido de la mayor utilidad para los administradores en la realización de sus funciones de información y decisión; los mismos sistemas han sido de valor muy limitado para las funciones impersonales de los administradores. Los sistemas de información que son menos formales y altamente flexibles serán de ñ utilidad que los sistemas grandes y formales en niveles institucionales más elevados.
El diseño de sistemas de información debe adaptarse a estas realidades. Los diseñadores deben reconocer que la toma de decisiones no es nunca un proceso sencillo. Los sistemas de información pueden ayudar mejor a los administradores y a la toma de decisiones si son flexibles, con modelos analíticos e intuitivos múltiples para evaluar los datos y la capacidad de dar soporte a una gran variedad de estilos, habilidades y conocimientos.
Preguntas de repaso
¿Cuáles son las cinco funciones de los administradores descritas en el modelo clásico?
La investigación conductual ha identificado seis características del administrador moderno. ¿Cómo se relacionan estas características con el modelo clásico?
¿Qué roles administrativos específicos pueden recibir apoyo de los sistemas de información? ¿Dónde son los sistemas de información particularmente fuertes para dar apoyo a los administradores y dónde son débiles?
¿Cómo los administradores hacen que se hagan las cosas y cómo pueden ayudar los SII3C?
¿Qué descubrió Wrapp (1984) sobre la manera como los administradores toman las decisiones? ¿Cómo se comparan estos hallazgos con los del modelo clásico?
¿Cuáles son las implicaciones de los puntos de vista clásicos y contemporáneos de los administradores para el diseño de los sistemas de información?
Definir lo que son decisiones estructuradas y no estructuradas. Dar tres ejemplos de cada una.
¿Cuáles son los cuatro tipos de SIBC que dan apoyo a las decisiones?
¿Cuáles son las cuatro etapas en la toma de decisiones descritas por Simon?
Describir cada uno de los cuatro modelos individuales de toma de decisiones. ¿Cuál es el nombre, concepto básico y patrón de inferencia dominante en cada uno de ellos? ¿Cómo se podría ver afectado el diseño de los sistemas de información por el modelo de toma de decisiones adoptado?
Describir cada uno de los cuatro modelos institucionales de selección. ¿Cómo se afectaría el diseño de sistemas por la selección del modelo empleado?
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